A tecnologia está afetando todas as áreas da vida e mudando rotinas. Nos coworkings isso não é diferente. Esse tipo de espaço, que é mais comumente usado atualmente, também vem sendo impactado com as novidades do mercado. Dentre elas, o uso de chaves virtuais, que prometem praticidade e segurança.
Trata-se de uma ferramenta de automação, que promete agregar ainda mais praticidade ao usuário e intensificar a segurança. Em suma, as chaves virtuais usam um sistema em nuvem, que tem como base a internet das coisas. Esse mecanismo consegue permitir que o usuário abra portas, catracas, entre outros espaços, aos quais tenha acesso autorizado, usando apenas o smartphone conectado à internet.
Chaves virtuais facilitam a gestão do coworking
Além da praticidade e segurança que as chaves virtuais proporcionam, há outro fator que pode ajudar muito na rotina da gestão do coworking: o registro completo.
Sempre que o usuário acessa a sala ou o serviço, o sistema de chaves virtuais grava a informação e o tempo de uso. Dessa forma, fica um registro completo de toda a rotina, com informações como, por exemplo:
- nome;
- dia;
- hora do acesso ao espaço, entre outros.
Além disso, permite que os horários de acesso sejam limitados, de acordo com a contratação. Por exemplo, se as horas contratadas eram para uso noturno apenas, é possível programar as chaves virtuais para funcionar apenas após as 18 horas. Isso possibilita um melhor controle.
Além disso, é possível também fazer a gestão dos pacotes de hora. Isso é possível porque o sistema registra checkin e checkout, o que permite acompanhamento do uso e até o travamento da chave, quando o tempo contratado esgotar.
Limite de pessoas
Uma função muito interessante das chaves virtuais é a possibilidade de limitar o número de pessoas em um mesmo ambiente. Suponha, por exemplo, que devido à pandemia, a sala de reunião só possa receber um número X de integrantes por vez.
Com o uso das chaves virtuais é possível programar para quando o espaço receber o número máximo de acesso, as outras chaves sejam bloqueadas. Dessa forma, o número máximo de participantes é limitado.
Tomada de decisão
Outro ponto importante é usar os registros das chaves virtuais para uma melhor avaliação do uso do ambiente. Como tudo fica registrado, o gestor consegue ter acesso a todos os dados estatísticos sobre a utilização do espaço. Dessa forma, consegue enxergar a rotina como um todo para que possa tomar a melhor decisão.
Evita problemas mecânicos
Quem atua no setor sabe bem o quanto uma chave emperrada pode atrapalhar a rotina do dia a dia. E quando muitas pessoas acessam as salas, esse tipo de incidente pode acontecer. Com as chaves virtuais os problemas mecânicos são praticamente extintos.
Economia
Ainda pensando na parte física, quantas vezes a sua empresa precisou fazer novas cópias de chaves? Se em um primeiro momento isso pode parecer um detalhe, na verdade, esse tipo de problema é um custo.
As cópias são caras e podem ser perdidas com facilidade. Quando isso acontece, resta fazer uma nova cópia e, dependendo do caso, ainda é preciso trocar o segredo, por motivo de segurança, o que aumenta ainda mais o gasto. Com as chaves virtuais isso acaba!
Gostou da novidade? Para não perder nenhuma novidade do setor, visite sempre o nosso blog!
