Com a pandemia, as reuniões online tornaram-se muito comuns entre as empresas. A prática traz comodidade e praticidade. Mesmo assim, as reuniões presenciais continuam sendo uma alternativa e podem trazer benefícios, mantendo-se necessárias.
Apesar da popularização das reuniões online, elas nem sempre se mostram a melhor alternativa, já que significados podem ser perdidos e a atenção das pessoas pode se dispersar. Com o aumento das reuniões virtuais, os benefícios das reuniões presenciais tornaram-se mais evidentes.
Confira abaixo alguns dos benefícios de manter reuniões de trabalho presenciais.
Comunicação clara
Ao ler um e-mail, o tom que a mensagem foi escrita pode não ficar claro. A pontuação ou mesmo um emoji podem dar diferentes significados para frases e cada pessoa pode interpretar de uma forma. Isso fica ainda mais evidente em casos de diferentes culturas ou mensagens internacionais.
Em reuniões online, a comunicação também pode se perder, pois não há muito de linguagem corporal presente, nem comunicação não-verbal. Pequenas variações na fala, gestos, contato visual e expressões faciais mais evidentes presencialmente evitam mensagens mal interpretadas.
Menos interrupções com reuniões de trabalho presenciais
Conexões com problema ou lentas dificultam reuniões online. O delay que pode acontecer quando dois participantes falam ao mesmo tempo também pode dificultar o andamento da reunião. No caso das presenciais, essa comunicação flui de forma mais natural e o número de interrupções é menor.
Participantes atentos nas reuniões
Em reuniões online, participantes mais extrovertidos costumam liderar as conversas, enquanto os introvertidos não costumam “pegar o microfone” para si. Em casos de reuniões presenciais, fica mais fácil conduzir a participação dos dois tipos de personalidade de uma forma mais produtiva.
Solidificar relacionamentos
De acordo com pesquisa feita pela Forbes, 84% dos executivos preferem reuniões presenciais, pois consideram que elas constroem relacionamentos sólidos. Com elas, relacionamentos podem ser fortalecidos, já que há espaço para conversas informais, mais raras durante uma videoconferência.
Mais confiança nas reuniões de trabalho presenciais
Reuniões presenciais também tendem a transmitir mais confiança entre os seus participantes. Ao apresentar uma nova ideia ou projeto, o cliente deve sentir confiança, e isso fica mais fácil no caso de uma reunião presencial.
As reuniões presenciais ainda possuem a comodidade de poderem ser feitas em qualquer lugar. Cafés e espaço de coworking são opções comuns. No segundo caso, há ainda a vantagem da privacidade e do ambiente ser melhor preparado e equipado para esse tipo de evento.
No contexto da pandemia, algumas mudanças e cuidados devem ser tomados, para respeitar as diretrizes de distanciamento social e menor capacidade de pessoas em um ambiente fechado.
Entre as práticas recomendadas está marcar reuniões fora do horário de pico, deixar o ambiente arejado, com uma janela aberta, por exemplo, manter um maior distanciamento entre cadeiras e evitar comidas e bebidas compartilhadas.
Para evitar aglomeração ao redor de um notebook, uma opção é utilizar uma tela de apresentação ou aplicativos como Zoom ou Google Meet para compartilhar a tela com os participantes. E, unindo o útil ao agradável, integrando o mundo físico com o virtual, ainda há a opção de enviar link para quem não puder comparecer presencialmente acompanhar a reunião de forma virtual.
Nesse caso, veja algumas dicas de plataformas que poderão ser usadas para quem não puder comparecer ao local!
