Uma organização possui diversos setores e cada um deles desempenha diversas funções, lida com diversos dados e elabora documentos variados. Quando isso é feito manualmente, é demorado e demanda muito tempo de uma mão de obra qualificada, que poderia estar desempenhando outra função. É por isso que a maioria das empresas está apostando na automação de processos.
De uma forma simples, é possível dizer que trata-se do uso da tecnologia para possibilitar que um trabalho que antes era manual, passe a ser automático. Isso é possível por meio de integração de sistemas.
Conheça a automação de processos e descubra as vantagens!
O que é automatização de processos?
Automação de processos é usar a tecnologia para que a coleta e transferência de dados seja feita sem a necessidade de trabalho manual. Para ficar mais fácil de compreender, pense no seu dia a dia. Quantas vezes você já pediu comida pelo aplicativo?
Essa é uma maneira de realizar a automação de processos. Ao invés de ter que ter uma pessoa atendendo telefone, falando o que tem no cardápio, anotando e depois transferindo para a cozinha, você mesmo faz tudo e com poucos cliques o pedido chega ao estabelecimento. Tudo mais prático e eficiente.
A diferença é que no caso dos negócios, a automação de processos visa facilitar o trabalho diário dentro da empresa. Por exemplo, se o ponto for manual, alguém do recursos humanos terá que conferir e somar as horas trabalhadas, uma a uma, para poder fazer a folha de pagamento.
Já se o ponto for eletrônico e se a empresa investir em automação de processos, assim que o colaborador ativa o ponto, o horário que ele chegou ou saiu é registrado automaticamente. Posteriormente, isso é encaminhado, de forma automática, para o RH. No novo software, automaticamente, é feito o cálculo de horas trabalhadas, faltas, horas extras, entre outros. Assim, tudo fica mais rápido, eficiente e a possibilidade de erros de contagem de horas, por exemplo, é praticamente nula.
Viu como a automação de processos pode ser eficiente? Então confira os benefícios de adotá-la em seu negócio.
Vantagens da automação de processos
A automação de processos visa, principalmente, aprimorar o andamento do fluxo de trabalho em uma organização. Mas os benefícios alcançados são inúmeros. Dentre eles, podemos destacar:
- Otimização de produção: como muitos processos são automáticos, é possível avaliar cada etapa e melhorar o fluxo de dados, de forma que os colaboradores gastem o menor tempo possível com o retrabalho ou com tarefas manuais “mecânicas”;
- Rastreabilidade de processos: com a automatização, é possível acompanhar cada etapa de um projeto, por exemplo, com mais clareza e até identificar um atraso ou uma falha antes que problemas maiores ocorram;
- Facilidade de acesso aos dados: no dia a dia, um gestor precisa estar atento a tudo e sempre estar pronto para tomar decisões rápidas. Com a automação de processos, os dados podem ser vistos, praticamente, em tempo real. Isso dá uma base mais sólida para que o profissional tome decisões assertivas, baseadas no que está acontecendo na empresa;
- Compilação de dados: com a automatização, praticamente todos os dados acabam sendo disponibilizados em um software. Com isso, se um setor precisar de uma informação de outra, não precisa pedir e esperar que um colega procure o que ele deseja. Basta acessar a base de dados e obter o que quer;
- Evita erros: quando os dados são computados e arquivados automaticamente, a chance de um profissional digitar algo errado diminui, ou seja, melhora a eficiência e diminui a probabilidade de problemas.
Viu quantas vantagens a automação de processos oferece. Mas para que elas sejam aproveitadas, é preciso investir em treinamento e caprichar em uma boa comunicação. Confira dicas de como fazer isso.
